Супровідний або мотиваційний лист

  1. Логіка та призначення документу

Супровідний лист – заголовний документ пакету подання, який засвідчує мету подання, коротко характеризує автора та подання в цілому. Як мінімум, він забезпечує вірне провадження подання через систему розгляду та є засвідченням шанобливого ставлення апліката до роботодавця (фонду, програми), куди подання здійснюється.

Мотиваційний лист – документ, у якому здобувач показує в першу чергу свої неформалізовані чесноти, які за форматом відсутні у CV-формі. Згідно назви, такий лист демонструє високий рівень вмотивованості здобувача та містить розгорнуту власну відповідь на питання «чому саме Ви є достойним кандидатом».

Наразі існує тенденція до об’єднання цих документів. Це пов’язано з тим, що, супровідний лист є першим документом, який читають. Тому саме через нього варто відразу намагатися вразити селекторів своєю індивідуальністю та вмотивованістю. В результаті наявність одночасно обох типів листів в поданні втрачає сенс.

Найперше, потрібно зрозуміти, що мотиваційний (супровідний) лист:

  • це баланс між шаблонною структурою і оригінальним змістом;
  • не толерантний до шаблонних фраз;
  • розкриває індивідуальність та обґрунтованість поточних намірів автора;
  • містить конкретику як з життя автора так і з історії (ідеології) компанії (фонду);
  • будується на активних дієсловах.

Найпершим документом, на який спирається мотиваційний (супровідний) лист є CV-форма. Ці два документи доповнюють один одного та допомагають розкриватися повністю. Саме тому дублювання потрібно звести до мінімуму, а інформація, яка все ж буде дублюватися, повинна подаватися у різних манерах.

 

  1. Структура електронного мотиваційного (супровідного) листа
  2. Привітання залежить від того, скільки у Вас інформації про компанії.
  • Якщо Ви знаєте ім’я менеджера з персоналу, або персони, що буде розглядати подання, Ваше привітання має виглядати «Шановний Олег Валентинович!» У англомовній традиції «Dear Prof. (Dr., Mr.) Smith» Переконайтесь, що Ви використали правильну абревіатуру, що позначає посаду чи статус.
  • Якщо точне ім’я не відомо – треба звертатися загально. Наприклад «Шановний голово відбіркового комітету!». У англомовній традиції «Dear Hiring Manager», «Dear Recruiting Team» або «Dear [insert company name] Team».
  • У крайньому випадку, «To whom it may concern», або його українські аналоги. Хоча зараз рекомендується уникати такого кліше.
  1. Перший абзац листа короткий та формальний. У ньому вказується на яку саме роботу (програму) націлене подання та коротко охарактеризуйте її. Наприклад, згадайте як Ви знайшли дану роботу чи програму. Це зорієнтує відповідальних працівників, які одночасно відповідають за подання за багатьма напрямками, і Ваше подання банально не буде розподілене не за призначенням.
  • Основне тіло Вашого листа повинно складатися не більше, ніж з трьох абзаців. Тут спробуйте відповісти максимально стисло на наступні питання:
  • Чому я є кваліфікованим кандидатом на цю посаду?
  • Який досвід роботи у мене, що відповідає вимогам роботи в лістингу компанії (програми)?
  • Чому я хочу працювати в цій компанії конкретно (беру участь у даній програмі)?

Усі зазначена у даних пунктах інформація потім має розкриватися у CV та рекомендаційних листах.

  1. Заключний абзац Вашого листа. Саме тут доцільно згадати про подальший процес розгляду та долю Вашого подання. Зокрема, можуть розглядатися такі аспекти:
  • Повторення стислим реченням, чому Ви відчуваєте, що Ви є перспективним кандидатом.
  • Обговоріть, що Ви будете робити далі. Якщо Ви плануєте на подальше спілкування, запитайте про дату наступного сеансу зв’язку або запропонуйте свою. У іншому випадку, просто скажіть, що Ви з нетерпінням чекаєте на подальші інструкції або на інтерв’ю для обговорення Вашої кваліфікації.
  • Надайте додатково усю свою контактну інформацію, щоб вас могли знайти у найпростіший спосіб.
  • Нагадування про основні документи подання у аттачменті.
  • Подяка, що на вас витрачено час.
  1. Кінець Вашого супровідного листа з шанобливим прощанням «З повагою», «Заздалегідь вдячний» або «Best» чи «Sincerely» та Ваш стандартний футер.

 

  1. Структура твердої копії мотиваційного (супровідного) листа

Усі змістові рекомендації наголошені вище тут також залишаються у силі, однак паперовий супровідний лист, зазвичай, має дещо більший об’єм.

 

  1. «Шапка», фірмовий бланк або letterhead. Повинні містити персональні та контактні дані про Вас. Основні стандарти фірмових бланків:
  • Ваше ім’я має бути позначене напівжирним шрифтом розміром 14- або 16-пунктів;
  • Ваша адреса і інша контактна інформація повинна подаватися звичайним шрифтом на 12 пунктів;
  • шрифт фірмового бланка повинен відрізнятися від шрифту самої інформації у ньому, але все має виглядати професійно та строго. Найголовніше, він повинен містити останню актуальну контактну інформацію про Вас;
  • Ви можете включати додаткову лінію «шапки», щоб створити візуальну привабливість і відокремити її від решти листа.
  1. Ім’я та адреса одержувача і дату нижче «шапки» фірмового бланка. Не має значення, чи ставити дату першою або останньою, або скільки порожніх рядків Ви включаєте між ними. З цього моменту, використовуйте стандартний шрифт розміром 12 пунктів (бажано той, що співпадає з рештою Вашої документації) протягом усього листа, задати поля на один дюйм, і використовувати єдиний інтервал. Переконайтеся, що шрифт чорний, і якщо Ви друкуєте лист, скористайтеся стандартним розміром паперу
  • Викладіть мету свого звернення у двох-трьох реченнях. Зазначте позицію на яку претендуєте, опишіть чому Ви зацікавлені в роботі на даного роботодавця.
  1. Окресліть свою кваліфікацію у основному тілі листа. Переконайте читачів у тому, що Ви відповідаєте вимогам. Щоб дізнатися про відкриті позиції, зазначте який внесок Ви можете зробити та яку користь принести, замість того, щоб відразу озвучувати бажані для себе посади. Для цього покажіть свою обізнаність у історії та деталях поточної діяльності компанії наприклад
  • Яка місія роботодавця? Як він бачить свою відмінність від конкурентів?
  • З якими клієнтами працює компанія. Хто їх цільова аудиторія?
  • Яка історія компанії? Хто засновник? Як бізнес розвивалися? Які основні моменти діяльності компанії за останні кілька років?
  1. У останньому абзаці розмістіть позитивний висновок про себе або питання, які будуть мотивувати роботодавця зв’язатися з Вами. Для цього достатньо 2-4 речення, посилання на прикріплену CV форму. Подякуйте за увагу до Вашого листа. Зазначте про готовність до інтерв’ю.
  2. Завершуйте листа виразами «З повагою» «Sincerely», «Respectfully» «Regards», відбийте пару порожніх рядків та зазначте своє ім’я.
  • Додайте свій підпис. Якщо Ви будете представляти Ваш супровідний лист в цифровій формі, краще відсканувати лише підпис та вставити його у файл, або ввести його за допомогою цифрової панелі рукописного введення, зробити цифровий підпис, печатку із відповідним програмним забезпеченням тощо.
  • Зазначте про вкладення, якщо вони є. Напишіть у кінці листа «До листа додається» або «Enclosures».

 

  1. Корисні посилання